Praxishilfe KiTa-Leitung

Das Aufgabenspektrum einer KiTa-Leitung ist breit gefächert und reicht von der Team- und Organisationsentwicklung über Personalführung und Finanzmanagement bis hin zu pädagogischen Aufgaben und ist in der jeweiligen Einrichtung häufig nicht klar definiert. Mit einer unten zum Download angebotenen Praxishilfe unterstützt die Bertelsmann Stiftung Träger und KiTa-Leitungen daher bei der Entwicklung eines einrichtungsspezifischen Leitungsprofils.

Hintergrund

Personalführung, Qualitätsentwicklung und Finanzmanagement: notwendige Verantwortungsbereiche, um eine Kindertageseinrichtung (KiTa) professionell zu führen und zu leiten. Hauptverantwortlich hierfür ist stets der Träger (1) einer KiTa, besitzt er doch die Gesamtverantwortung für seine Einrichtungen und hat entsprechend sicherzustellen, dass diese den ihnen übertragenen Bildungs-, Betreuungs- und Erziehungsauftrag erfüllen.

Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, überträgt der Träger einen Teil seiner Verantwortung direkt auf die Einrichtungen. Denn Fakt ist: Er kann die Führung und Leitung einer einzelnen KiTa nicht allein bewältigen – dazu gehört schließlich mehr, als lediglich bürokratische Abläufe zu managen. Ausschlaggebend für eine professionelle Leitungsausübung sind die Gestaltung und die begleitende Reflexion kontinuierlicher Interaktions-, Kommunikations- und Entwicklungsprozesse; und das muss vor Ort stattfinden. Die Delegierung von Führungs- und Leitungstätigkeiten vom Träger in die KiTa – an eine Leitungskraft, ein Leitungsteam oder andere Leitungskonstellationen – ist somit unumgänglich.

Ob alle oder nur ein Teil der Verantwortungsbereiche, die zur Führung und Leitung einer KiTa notwendig sind, an eine KiTa übertragen werden, hängt von verschiedenen Faktoren ab (Einrichtungsspezifik, Sozialraum, Trägerkultur etc.) und liegt in der alleinigen Verantwortung des Trägers. So gestaltet sich die Aufgabenteilung zwischen Träger und KiTa von Einrichtung zu Einrichtung sehr unterschiedlich; ein Effekt, der durch die Vielfalt unterschiedlicher Leitungskonstellationen innerhalb der Einrichtungen von KiTa zu KiTa noch weiter gefördert wird. Die Tätigkeitsprofile der einzelnen Leitungskräfte2 sind somit kaum miteinander vergleichbar, sodass es das eine Tätigkeitsprofil für KiTa-Leitungskräfte nicht gibt. Vielmehr kann von einrichtungsspezifischen Leitungsprofilen gesprochen werden.

Die Praxishilfe bietet die Möglichkeit, im partizipativen Prozess zwischen Träger und KiTa ein einrichtungsspezifisches Leitungsprofil zu erstellen. Im gemeinsamen Austausch werden sämtliche Tätigkeiten, die zur Führung und Leitung einer KiTa notwendig sind, zwischen den verantwortlichen Personen diskutiert und systematisch aufgeteilt (Identifikation). Darüber hinaus ermöglicht es die Praxishilfe, das einrichtungsspezifische Leitungsprofil kontinuierlich weiterzuentwickeln, indem es eine Funktion der Selbstevaluation umfasst (Reflexion).

Die Praxishilfe ist als eine Art Werkzeug zu verstehen, das den Prozess der Identifikation und Reflexion strukturiert. Hierbei ist zu beachten, dass es sich um einen fortlaufenden Prozess handelt. So sollte sich an die erste Phase der Identifikation und Reflexion des einrichtungsspezifischen Leitungsprofils eine zweite anschließen, in der die Ergebnisse der Selbstevaluation im Austausch mit dem Träger ausgewertet werden und das Leitungsprofil gegebenenfalls angepasst wird. Im weiteren Verlauf können (und sollten) sich weitere Selbst-evaluationsphasen anschließen.

Die Notwendigkeit für ein solches Instrument begründet sich u. a. aus den Studienergebnissen von Nentwig-Gesemann, Nicolai & Köhler (2016). Die Studie zeigt die hohen Belastungen auf, unter denen Leitungskräfte tagtäglich arbeiten: Zu ihrer Arbeit im Spannungsfeld zwischen ungenügenden strukturellen Rahmenbedingungen und steigendem Aufgabenspektrum kommt hinzu, dass ihre Tätigkeits- und Anforderungsprofile oftmals unbestimmt und damit Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in den einzelnen KiTas nicht geklärt sind, was ebenfalls zu Belastungen führt. Diese werden, auch das ist ein Ergebnis der Studie, nicht so stark erlebt, wenn Träger unterstützende Strukturen bereitstellen. Passgenaue Tätigkeitsprofile, erstellt im gemeinsamen Prozess zwischen Träger und Leitungskraft, sind ein Beispiel, wie Leitungskräfte in ihrer Position gestärkt werden können. Ebenso stellen Falkenhagen, Frauendorf & Bender (2017) in ihrer Untersuchung heraus, dass unklare Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten auch bei Fachkräften in Elterninitiativen, die Leitungsverantwortung übernehmen, teilweise zu Rollenkonflikten und Überforderungsgefühlen beitragen. Zudem besteht die Sorge, Tätigkeiten zu übersehen, wenn Verantwortungsbereiche nicht klar geregelt sind.

Zur Arbeit mit der Praxishilfe

Mit einer sehr übersichtlichen Darstellung macht die Praxishilfe transparent, welche Tätigkeiten zur Führung und Leitung einer KiTa notwendig sind. Sie setzt sich aus zwei Teilen zusammen.

Im ersten Teil – Identifikation (A–J) – steht die Erarbeitung des einrichtungsspezifischen Leitungsprofils im Fokus.

Ein einrichtungsspezifisches Leitungsprofil klärt …

… die Aufgabenteilung zwischen dem Träger und der KiTa,

… die Aufgabenteilung innerhalb einer KiTa,

… den Rhythmus, in dem die Tätigkeiten durchgeführt werden, und

… die geschätzten Zeitressourcen für die Erledigung der Tätigkeiten.

Träger können diesen Teil zudem dazu nutzen, trägerspezifische Stellenprofile für Leitungskräfte zu entwickeln, die für Stellenausschreibungen eingesetzt werden können.

Der zweite Teil – Reflexion (R) – bietet durch das Führen eines Zeitverwendungstagebuches die Möglichkeit der Selbstevaluation des persönlichen Leitungsprofils. So können die notwendigen Zeitkontingente zur Erledigung der übertragenen Leitungstätigkeiten ermittelt werden. Die Ergebnisse aus der Selbstevaluation können anschließend im Dialog mit dem Träger reflektiert werden und dienen zur Weiterentwicklung des einrichtungsspezifischen Leitungsprofils.

Die Praxishilfe schafft Transparenz über das Leitungshandeln in KiTas.

Sie umfasst insgesamt 214 Tätigkeiten, die zur Führung und Leitung einer KiTa notwendig sind. Die einzelnen Leitungstätigkeiten sind inhaltlich 42 Tätigkeitsbereichen zugeordnet, die sich wiederum in zehn Verantwortungsbereichen (A–J) wiederfinden. Diese Verantwortungsbereiche sind von innen nach außen strukturiert: vom Büro der einzelnen Leitungskraft über die personen- und organisationsbezogenen Verantwortungsbereiche, die die alltägliche Arbeit der Leitungskräfte darstellen, bis hin zur Vertretung der Einrichtung nach außen. Durch die Möglichkeit, jedem Verantwortungsbereich weitere Tätigkeiten hinzuzufügen, kann die Fülle an Leitungstätigkeiten individuell angepasst werden. So wird die Praxishilfe zu einem lebendigen Instrument, das sich stets erweitern lässt.

Die Praxishilfe ermöglicht den Dialog zwischen allen Leitungsverantwortlichen.

Die gemeinsame Anwendung der Praxishilfe in einem partizipativen Prozess ist der Schlüssel für die Erarbeitung eines einrichtungsspezifischen Leitungsprofils. Auf diese Weise sollen alle Personen, die mit Führungs- und Leitungstätigkeiten betraut sind, am Erarbeitungsprozess beteiligt werden. Im Fokus stehen dabei die Klärung der Aufgabenteilung und die Weiterentwicklung des einrichtungsspezifischen Leitungsprofils. Die Praxishilfe kann aber auch einen Gesprächsanlass bieten, um etwa über das Führungsverständnis der einzelnen Leitungsverantwortlichen oder die notwendigen Zeitkontingente zu diskutieren, die für die Erledigung der Führungs- und Leitungstätigkeiten notwendig sind.

Die Praxishilfe sichert die Qualität in der KiTa.

Mit der Erarbeitung des einrichtungsspezifischen Leitungsprofils können blinde Flecken im Leitungshandeln aufgedeckt werden; die umfassende Darstellung der Führungs- und Leitungstätigkeiten ermöglicht es, bisher unbearbeitete oder vernachlässigte Tätigkeiten, die zur Führung und Leitung einer KiTa notwendig sind, zu identifizieren. Die Dokumentation dieser Tätigkeiten und deren Zuständigkeiten ist bedeutsam für die Qualitätssicherung in einer Einrichtung und eine notwendige Bedingung, um eine KiTa professionell führen und leiten zu können.

Die Praxishilfe ist trägerübergreifend und bundesweit einsetzbar.

Sie zeichnet sich durch ihren hohen Grad an Differenziertheit bei der Beschreibung der Führungs- und Leitungstätigkeiten aus. Die Formulierung der Tätigkeiten erfolgt bewusst nicht personengerichtet, sodass jede Person, die Führungs-und Leitungstätigkeiten in einer KiTa übernimmt, ihr eigenes persönliches Leitungsprofil erstellen kann. Darüber hinaus sind die Tätigkeiten unabhängig von bundesland- und trägerspezifischen Regelungen formuliert. Damit kann die Praxishilfe bundesweit vollkommen unabhängig von der Leitungskonstellation sowie der Art und Rechtsform des Trägers genutzt werden.

Literatur

Nentwig-Gesemann, Iris; Nicolai, Katharina; Köhler, Luisa (2016): KiTa-Leitung als Schlüsselposition. Erfahrungen und Orientierungen von Leitungskräften in Kindertageseinrichtungen. Gütersloh.
Falkenhagen, Hilke; Frauendorf, Tim; Bender, Norbert (2017): Auf Augenhöhe. Leitung von Elterninitiativen in gemeinsamer Verantwortung von Eltern, Erzieherinnen und Erziehern. Gütersloh.

Anmerkungen

(1) Der Begriff „Träger“ bezeichnet folgend entweder die Person oder den Personenkreis, der die Kindertageseinrichtung betreibt, also rechtlich nach außen wie nach innen hin vertritt. Oder die juristische Person, also die Organisation, der die einzelne KiTa angehört.

(2) Der Begriff „Leitungskraft“ umfasst folgend alle Personen und Personengruppen, die Führungs- und Leitungstätigkeiten in einer KiTa ausüben.

Die Praxishilfe steht hier zum Download bereit.

Quelle: Bertelsmann Stiftung