KitaApps im Praxistest

Digitaler Türöffner für Kitas und Herausforderung im Datenschutz

Wie KitaApps Ihre Organisation unterstützen können ■ KitaApps  erleichtern mittelbare pädagogische Aufgaben. Im Bayerischen Modellversuch Medienkompetenz in der Frühpädagogik stärken wurde am IFP hierzu eine Expertise erstellt, die das zukunftsweisende Thema erstmals erschließt (Holand/Reichert-Garschhammer/Lorenz 2019). Der Beitrag gibt Einblicke in die veröffentlichte Expertise und informiert auch über die neuen Entwicklungen wie den coronabedingten Digitalisierungsschub, der sich beim Thema KitaApps zeigt.

Der Begriff KitaApps wurde eingeführt in Abgrenzung zu KinderApps, die für die Bildungsarbeit mit Kindern bedeutsam sind. KitaApps sind Software-Lösungen für bestimmte mittelbare pädagogische Aufgaben. Dazu zählen Beobachtung und Dokumentation (Lern- und Entwicklungsprozesse der Kinder, pädagogischer Alltag), Kommunikation (vor allem mit Eltern und im Team) sowie Verwaltung. KitaApps sind programmiert für Tablet, Smartphone und PC und zumeist webbasiert konzipiert, d.h. die personenbezogenen Daten liegen nicht auf den Kitarechnern, sondern auf externen Servern des App-Anbieters, sodass auch spezifische Datenschutzfragen zu klären sind.

  • Der KitaApp-Markt, der im Zuge der Digitalisierung in Deutschland und auch in anderen Ländern, wie Dänemark oder Schweiz, entstanden ist, ist ein primär kommerzieller Markt, der stetig wächst und sehr dynamisch ist. Nutzerzahlen und Interesse nehmen bei Kitas und ihren Trägern seit einiger Zeit spürbar zu, angesichts der rundum positiven Einsatzerfahrungen. KitaApps sind daher auch ein Schwerpunkt im Modellversuch in zwei Handlungsfeldern geworden:
  • Das Handlungsfeld Beobachtung und Dokumentation wurde gesetzt, weil das IFP viele Beobachtungsbögen entwickelt hat und der deutsche KitaApp-Markt mit Apps zur Dokumentation eröffnet wurde.
  • Im Handlungsfeld Kooperation und Vernetzung trat bei der Ausschreibung des Modellversuchs zutage, dass einige Bewerberkitas Apps auch zur Kommunikation mit Eltern bereits einsetzen. Am Modellversuch nehmen diese Kitas teil und digitale Kommunikation wurde als Thema aufgenommen, das in der Coronakrise dann voll zur Entfaltung kam.

Einblicke in die IFP-Expertise »KitaApps«

Um Kitas, vor allem den 100 Modellkitas und ihren Trägern, einen Orientierungs- und Entscheidungsrahmen an die Hand zu geben, wurde die Expertise im Modellversuch frühzeitig erstellt und als bundesweit erste Publikation hierzu im Dezember 2019 online veröffentlicht. Ihre Erstellung begann mit einer Marktrecherche beschränkt auf den deutschen Markt. Aufnahme fanden nur jene KitaApps, deren Anbieter und Server im EU-Raum, d.h. im Geltungsbereich der DSGVO, liegen. Das so ermittelte KitaApp-Angebot wurde systematisiert, einer Testphase unterzogen und sodann anhand entwickelter Raster beschrieben.
In der Expertise werden bei jeder App die Vor- und Nachteile dargelegt, aber keine App-Empfehlungen gegeben. Im Weiteren wurden Gespräche mit KitaApp-Nutzern, d.h. mit Kitaleitungen und -trägern und dem Trägerbeirat am IFP geführt, um deren Einsatzerfahrungen zu dokumentieren und aufzubereiten.

Die Erschließung der Datenschutzanforderungen war ein eigenes Teilprojekt; zu den aufgenommenen Apps wurden am IFP keine Datenschutzprüfungen und Sicherheitszertifizierungen vorgenommen.
KitaApps im Funktionsvergleich

Unterscheiden lassen sich Apps mit Einzellösungen für Dokumentation oder Kommunikation und Komplettlösungen, die diese und weitere Funktionen wie Verwaltung, Check-In/Check-Out umfassen. Ferner gibt es soziale Netzwerke für Kitas und ein Elternumfrage-Tool (siehe Tab. 1).
Videokonferenztools haben Kitas seit Corona entdeckt.

KitaApps im Kostenvergleich

Diese Perspektive ist im Modellversuch bedeutsam, weil keine Modellkita zum KitaApp-Kauf verplichtet werden kann. Kostenfreie bzw. -günstige Digitalangebote gibt es zur Dokumentation, wie z.B. der Bogen Kompik für Kindergärten; für die ePortfolioPortfolio||||| Ein Portfolio bezeichnet ursprünglich  eine Sammlung von Objekten eines bestimmten Typs. Im  Handlungsfeld frühkindliche Bildung werden Portfolios beispielsweise wie "Ich- .Mappen" für Kinder genutzt um eigene Fortschritte zu dokumentieren. Auch in Studiengängen gibt es Beispiele, wo Portfolios als Prüfungsleistung oder Dokumentation von Entwicklungen zählen können. arbeit beliebt sind die in Tab. 1 genannten Kreativ- und DokumentationsApps, die aus Datenschutzgründen nur online genutzt werden sollten. Das kostengünstigste Kommunikationstool ist die E-Mail; auf WhatsApp sollte aus den Gründen Datenschutz und professionelles Nähe-Distanz-Verhältnis verzichtet werden.

Seiten aus 69378101 KiTa ND 2021 01 Innenteil Reichert Garschhammer.pdf

KitaApps im Praxiseinsatz

Ihr hoher Mehrwert im Praxiseinsatz zeigt sich in Arbeitserleichterungen und vor allem auch darin, wieder mehr Zeit für Kinder zu haben:
  • Tablet-basierte Beobachtungs- und Dokumentationsverfahren erleichtern diese wichtige Aufgabe: Sie sind im Kitalltag schneller zur Hand und zeitsparend im Umgang mit Fotos und ausgefüllten Bögen. Sie ermöglichen Textseiten mit Fotos und teils auch Ton- und Sprachaufnahmen ins ePortfolio zu integrieren und eine digitale Auswertung der Beobachtungsbögen. Sie eröffnen neue Wege, Kinder und Eltern in die Bildungsdokumentation aktiv einzubeziehen.
  • Beim Einsatz von Kommunikations-Apps fühlen sich Eltern besser informiert und eingebunden. Es herrscht mehr Transparenz. Es gibt digitale Pinnwände und keine Zettelwirtschaft mehr sowie viel weniger Telefonanrufe von Eltern am Morgen und damit mehr Zeit für Kinder. Den Kontakt zu Familien auch in Coronazeiten zu halten und mediale Brücken zu bauen gelingt.
  • Komplettlösungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Sie beinhalten ein umfangreiches Potential, verschiedene Kitaabläufe digital zu vereinfachen und zu ergänzen und erfordern eine schrittweise Einführung.
  • KitaApps erleichtern die Kommunikation auch mit jenen Eltern, die kein/kaum Deutsch sprechen oder beim Hören, Lesen und Schreiben beeinträchtigt sind, wenn sie mehrsprachig konzipiert sind, was bereits bei einigen KitaApps der Fall ist, und künftig auch Vorlese-, Sprach-, Schreib- und Übersetzungsfunktionen enthalten.

KitaApps und Datenschutz (DS)

Mit Blick auf die neuere DSGVO musste beim Thema Datenschutz viel juristisches Neuland erschlossen werden, was in enger Kooperation mit Prof. Ulrich Möncke von der Münchner Hochschule gelang. Ergebnis ist, dass der hohe Mehrwert von KitasApps mit hochkomplexen DS-Aufgaben einhergeht.

DS-rechtlich ist der Einsatz webbasierter KitaApps eine Auftragsverarbeitung (AV) von Sozialdaten nach § 80 SGB X, die gegenüber der Kitaaufsicht vor Auftragserteilung anzeigepflichtig ist. Beim Lizenzerwerb beauftragt der Kitaträger den KitaApp-Anbieter mit der Erfüllung bestimmter Kitaaufgaben, bei denen es um das Verarbeiten personenbezogener Daten von Kindern, Eltern und auch Fachkräften geht. Auftragsverarbeitung ist ein Sonderfall der Datenverarbeitung, für den spezifische Bedingungen gelten:
  • Der Auftrag muss sich auf unterstützende IT-Dienstleistungen wie das Bereitstellen externer Server und Software beschränken, bei deren Erfüllung der App-Anbieter weisungsabhängig ist.
  • Kitaträger und App-Anbieter müssen alle DS-Vorschriften zur Auftragsverarbeitung einhalten, deren Anforderungen die DSGVO deutlich erhöht hat.
Die Gesamtverantwortung für die DS-Einhaltung beim KitaApps-Einsatz liegt beim Kitaträger als Datenschutzverantwortlichen und umfasst vier komplexe Aufgaben:

Im ersten Schritt sind Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung zu klären. Eine Elterneinwilligung wird nur bei Apps benötigt, die eine digitale Kommunikation mit Eltern ermöglichen, nicht hingegen für Apps zur Beobachtung und Dokumentation, weil hier in der Regel eine gesetzliche Befugnis greift. Bei fast allen KitaApps kommen auch Foto-, Ton- und Filmaufnahmen zum Einsatz: Hier befindet sich die Rechtsmeinung im Umbruch, wonach es keiner Elterneinwilligung mehr bedarf, wenn die Aufnahmen nur intern zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben wie Portfolioarbeit genutzt werden. Hierzu wird am IFP noch eine zweite Expertise erstellt.

Der zweite Schritt betrifft die sorgfältige Auswahl eines KitaApp-Anbieters. Zentrale Kriterien sind der Standort der Auftragsverarbeitung, der auch in Bezug auf die Server und eingebundenen Unterauftragnehmer im EU-Raum liegen muss, sowie die Vorlage eines AV-Vertrags und Sicherheitskonzepts durch den App-Anbieter.

Im dritten Schritt obliegen dem Kitaträger umfangreiche Prüf-, Dokumentations- und Rechenschaftspflichten zur ausgewählten KitaApp, die den Einbezug von IT- und DS-Expert*innen erfordern. Seine Pflichten betreffen folgende Arbeitsschritte, für die es offizielle Arbeitshilfen, Checklisten und Formulare gibt:

  1. Prüfung und Anpassung des AV-Vertrags,
  2. Prüfung des Sicherheitskonzepts,
  3. DS-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Apps, die auch schützenswerte Gesundheitsdaten der Kinder verarbeiten, was vor allen bei Apps mit Dokumentationsfunktion der Fall ist,
  4. Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit,
  5. Pflichtinformation der Eltern über ihre Betroffenenrechte,
  6. vorherige Anzeige des KitaApp-Lizenzerwerbs an die zuständige Kitaaufsichtsbehörde, bei der alle Dokumente vorzulegen sind.

Die vom Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten herausgegebene Checkliste zur Prüfung von AV-Verträgen zeigt auf, was nach der DSGVO die zentralen Vertragsinhalte sind. Herzstück ist die im Vertrag und Sicherheitskonzept enthaltene Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen, den sog. »TOM«, die jeder KitaApp-Anbieter zu treffen hat, um ein angemessenes Schutzniveau bei der Datenverarbeitung für Kitas zu gewährleisten. Zentrale TOMs sind z.B.:
Bereitstellung eines geschlossenen Datensystems für die Kita mit Passwortschutz,  Ausschluss von Webtracking durch den App-Anbieter und seine Unterauftragnehmer, Verschlüsselung der Daten bei deren Transfer und Speicherung.

Das DS-Kapitel wurde ans Ende der Expertise gesetzt, um dessen abschreckende Wirkung zu mildern und den Unterstützungsbedarf bei diesen hochkomplexen DS-Aufgaben herauszustellen, der sich auch aus der vorgefundenen DS-Praxis im Umgang mit KitaApps ergab: So wurde der KitaApp-Kauf zuvor noch nie der Kitaaufsicht angezeigt und stets eine Eltern-Einwilligung eingeholt – auch dann, wenn eine gesetzliche Befugnis vorliegt, was mit Nachteilen verbunden ist.

Neuere Entwicklungen zu KitaApps

Seit Erscheinen der Expertise sind neue Entwicklungen im Gang, die über Veränderungen auf dem KitaApp-Markt hinaus insbesondere folgende Themen betreffen:

Entwicklung in Coronazeiten
Seit Corona gewinnen KitaApps an Bedeutung, zugleich sind neue Entwicklungen im Gang. So wurde im Modellversuch der Schwerpunkt Digitale Kommunikation intensiviert, damit die Modellkitas während ihrer Schließung im Team, mit den Familien und ihren Mediencoaches im Kontakt bleiben konnten. Die im Mai 2020 durchgeführte Modellkita-Umfrage Digitale Kommunikation in Coronazeiten (Lorenz/Schreyer 2020) ergab wichtige Hinweise zur Fortschreibung der Expertise: Die Situation, dass Kitas von sich aus zunehmend auch kostenfreie Videokonferenztools nutzen, warf erneut die DS-Frage auf und die Frage nach DSGVO-konformen Tools. Den Mediencoaches und Modellkitas wurde daher auch ein DSGVO-konformes Videokonferenztool mit Lizenzerwerb über das JFF bereitgestellt, um weitere Erfahrungen mit digitaler Teamfortbildung und Kommunikation zu sammeln. Die Modellkitas können die Konferenzräume über ihren Mediencoach auch kostenfrei buchen mit dem DS-Hinweis, darin keine sensiblen Gespräche mit Eltern und keine kindbezogenen Fallbesprechungen im Team zu führen; hier ist weiterhin das Telefon das Mittel der Wahl. Einige Modellkitas nutzten dieses Angebot z.B. für digitale Meetings mit dem Elternbeirat.

Einstieg mit KitaApps als digitaler Türöffner
Ein zentraler Befund der am Modellversuch teilnehmenden Kitas ist, dass sich KitaApps als digitaler Türöffner erweisen. Mit einer KitaApp einzusteigen ist ihr wichtigster und gut begründeter Tipp an Kitas, die Tablets neu einführen wollen: Der digitale Medieneinsatz bei mittelbaren pädagogischen Kitaufgaben stößt bei Trägern wie Leitungen auf hohe Akzeptanz, was eine aktuelle bundesweite Trägerbefragung zur Digitalisierung im Kitabereich (Blanc/Goertz 2020) bestätigt.
Die KitaApp-Nutzung macht die genannten Vorteile von Tablets, Apps & Co. für Fachkräfte und Eltern direkt erfahrbar, stärkt die Teams in ihrer digitalen Kompetenz und schafft so den Brückenschlag, digitale Medien nun auch in der Bildungsarbeit mit den Kindern einzusetzen, mit ihnen z.B. mit digitaler Portfolioarbeit zu beginnen.

Beförderung des KitaApp-Einsatzes in der Praxis
Ein finanzielles Anreizsystem für Kitaträger wurde in Bayern bereits insofern eingeführt, als der staatliche Leitungsbonus auch für die Anschaffung einer KitaApp-Lizenz verwendet werden darf, weil dies Kitaleitungen entlastet. Der Praxiswunsch, dass sich auch der Staat als Entwickler kostenfreier KitaApps-Angebote mehr betätigen soll im Sinne von eGovernment, wie es in anderen EU-Ländern, wie z.B. Estland (Broda-Kaschube 2019), bereits der Fall ist, wird rege diskutiert.
Zur Unterstützung der Kitaträger bei ihren DS-Aufgaben wurden am IFP zusammen mit Herrn Prof. Möncke zwei Schritte initiiert:
Bereits in der IFP-Expertise KitaApps wird darüber informiert, dass Mitte 2019 ein Musterverfahren für die HochrisikoApp Dokulino angestoßen und eine Entwicklungsgemeinschaft mit dem App-Anbieter Kitalino GmbH eingegangen wurde: Eine DSFA landeszentral durchführen, die AV-Verträge auch mit den Unterauftragnehmern prüfen und weiterentwickeln, alle Dokumente für die Anzeige an die Kitaaufsicht erstellen und mit den DS-Aufsichten der verschiedenen Kitaträger abstimmen sind Schritte dieses Musterverfahrens.

Mittlerweile haben zwei bundesweit agierende Kitaträgerverbände für ihren Trägerbereich zu Dokulino eine DSFA gemacht mit angeblich positivem Ergebnis; zugleich wird Dokulino zur Komplettlösung Kitalino mit integrierter FamilienApp weiterentwickelt, die seit Herbst da ist.
Aufgrund dieser veränderten Sachlage ist nun davon auszugehen, dass das Musterverfahren nicht weiterverfolgt, sondern stattdessen die IFP-Expertise KitaApps fortgeschrieben wird, um u.a. vertiefende Hinweise für eine DSFA zu geben.

Die im BMFSFJ-Auftrag erstellte IFP-Expertise Digitale Medien für die pädagogische Arbeit in der Kindertagesbetreuung (Reichert-Garschhammer u.a. 2020) richtet weitergehende Handlungsempfehlungen an die Bundesregierung:

  1. Was aus Effizienzgründen dringend benötigt wird, ist eine bundeszentrale DS-Prüfung und Sicherheitszertifzierung von KitaApps durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Im Gesundheitsbereich gibt es bereits eine Parallelregelung.
  2. Falls dieses Verfahren eingerichtet wird, wäre auch die Befreiung der Kitaträger von ihrer Anzeigeplicht nach § 80 SGB X zu prüfen, um den KitaApp-Einsatz weiter zu entbürokratisieren.
  3. Ferner besteht hoher Forschungsbedarf zu Gestaltung und Praxiseinsatz hochsicherer IT-Systeme in Kitas (z.B. angemessene, praxistaugliche Verschlüsselungstechniken).

Fazit

Das Interesse an Apps, die den Kitaaltag erleichtern, steigt stetig an. Die Entwicklung, dass Trägerverbände auf Bundesebene die Datenschutzprüfung inklusive DSFA-Durchführung für KitaApps für ihren Trägerbereich übernehmen, ist zu begrüßen. Sie unterstützt Träger vor Ort, KitaApps in ihren Kitas einzuführen, von deren Arbeitserleichterungen zu profitieren und damit auch den Erzieher*innenberuf attraktiver zu machen.

Nach aktuellem Infostand sollen ab Mitte 2021 endlich akkreditierte DSGVO-Zertifizierungsstellen an den Start gehen, sodass es künftig KitaApps mit DSGVO-Zertifikat geben wird, falls sich KitaApp-Anbieter dieser kostenpflichtigen Produkt-Zertifizierung unterziehen und sich im Zuge der Weiterentwicklung ihrer Apps auch rezertifizieren lassen. Solche Zertifikate schaffen Sicherheit und Vertrauen und erleichtern die Durchführung einer DSFA. Ob und inwieweit solche Zertifizierungsverfahren, die es für KitaApp-Anbieter auch auf Managementebene bereits gibt, die vom IFP gemachten Handlungsempfehlungen an die Bundesregierung obsolet machen, wird 2021 zu prüfen sein. Die anstrebenswerte Entbürokratisierung der KitaApp-Nutzung durch Wegfall der Anzeigepflicht für Kitaträger jedenfalls würde ohne den Bundesgesetzgeber nicht gehen.

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Übernahme des Beitrags mit freundlicher Genehmigung aus
KiTa aktuell ND, 1-2021, S. 24-27






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