Kita-Apps: Entlastung für Kita-Fachkräfte - Gewinn für Kita-Qualität

Die aktuelle Situation in vielen Kitas ist äußerst belastend und herausfordernd. Während die Personaldecke aus unterschiedlichen Gründen oft auf Kante genäht ist, wirken gesellschaftliche Problemlagen (Pandemie, Fluchtbewegung, soziale Ungleichheit) in den Alltag der Einrichtungen hinein. Die beruflichen Anforderungen an die Fachkräfte im Leitungs- und Gruppendienst steigen beständig. Wieder einmal wird deutlich, dass die Kita eine komplexe Organisation ist, die den Verantwortlichen viel abverlangt.

Mehr denn je geht es darum, die aktiven Fachkräfte zu entlasten und gleichzeitig qualitätvolle Bildungs-, Betreuungs- und Erziehungsarbeit zu ermöglichen. Um diese hehre Zielvorstellung zu erreichen, müssen verschiedene Stellschrauben ineinandergreifen. Neben umfassenden Maßnahmen, die auf politischer Ebene ansetzen müssen, können die Kita-Fachkräfte hier und jetzt aktiv werden. Eine pragmatische Aufgabenfokussierung auf pädagogische Prozesse ist nötig. Das heißt: Wenn es gelingt, organisatorische Abläufe zu optimieren, fließen zeitliche Ressourcen beständig in die Arbeit mit den Kindern.

Smarte Lösungen für den Kita-Alltag

Die Digitalisierung kann hierbei gute Dienste leisten und auf verschiedenen Ebenen wirken. Je nachdem, welche Softwarelösung eingesetzt wird, sind die Entlastungspotenziale auf Leitungs , Team-, Eltern- und/oder Träger-Ebene spürbar. Eine Kita-App für mittelbare pädagogische Tätigkeiten erleichtert die Zusammenarbeit sogar auf allen Ebenen – weil diese nicht nur der Träger und die Leitung, sondern auch das Kita-Team und die Eltern verwenden.

Obwohl die Digitalisierung natürlich nicht dafür sorgt, dass sich das Aufgabenspektrum per se verringert, entlastet bedarfsgerecht konzipierte und zielgerichtet eingesetzte Software bei zeitraubenden Routineaufgaben. Diesen Effekt antizipierten 95 % der befragten Kita-Leitungen im Rahmen der Studie zu den Kontextbedingungen des Leitungshandelns (1). Sie stimmten zu, dass der Trend der Digitalisierung verbesserte Möglichkeiten der Arbeitsorganisation und verwaltung eröffnet. Und auch Träger sehen darin die Chance einer Arbeitserleichterung für das Personal (2).

Insbesondere die Kommunikation mit Eltern und die interne Abstimmung organisatorischer Details kosten im Kita-Alltag viel Zeit, können und sollen aber auch keinesfalls zu kurz kommen. Damit nichts verloren geht, gilt es, die Informationen an den richtigen Adressaten zu überbringen. Das hat oft unerwünschte Nebeneffekte: Wie oft unterbrechen Kolleg:innen wegen eines Telefonanrufs bedeutsame Interaktionen mit den Kindern, um eine Neuigkeit an das richtige Teammitglied im Haus weiterzugeben? Wie oft wird die knappe, wertvolle Gesprächszeit zwischen Tür und Angel für organisatorischen Kleinkram verbraucht?
Hier kann die entsprechende Kita-App das kluge Management von Informationen unterstützen. Das folgende Schaubild bietet einen ersten Überblick, welche Organisationsprozesse etwa digital gestützt werden können.

Schaubild Organisationsprozesse
Abbildung 1: Welche Organisationsprozesse unterstützt eine Kita-App? (Auswahl, nicht abschließend)





Der Charakter digitaler Helfer

Der positive Effekt entsteht u.a. dadurch, dass die Informationsflut mithilfe der Kita-App asynchron (zeitversetzt) organisiert wird. Wissenswertes wird zentral in der Kita-App abgelegt und dann abgerufen, wenn man sich die Zeit nehmen kann. Nicht ständig, nicht sofort reagieren zu müssen und trotzdem up to date zu sein, ist der Gewinn. Wurden sachliche Infos bereits in der App platziert, ist im persönlichen Gespräch dann Zeit für fundierte Inhalte: Pädagogik, Übergangsbegleitung, Qualitätsentwicklung.

Zudem entstehen durch die Umwandlung der Informationen in digitale Formate Datenströme. Anders als eine statische Papierliste sind digitalisierte Informationen formbar; dennoch bleiben die Inhalte fortlaufend dokumentiert und die vereinzelten Daten, die im Kita-Alltag anfallen, sind reibungslos und ohne doppelten Aufwand konsolidier- und auswertbar.

Für die Praxis in der Kita heißt das: Digital gepflegte Gruppentagebücher, Anwesenheitslisten, Kita-Termine, Telefonlisten oder Rückmeldungen von Eltern können stets aktualisiert, weiterverarbeitet, multimedial angereichert und Berechtigten zentral zugänglich gemacht werden. Dadurch entsteht ein Arbeitsfluss, der das Informationsmanagement auf allen Ebenen erleichtert. Der Zugriff ist zeit- und ortsunabhängig möglich, eine bedarfsgerechte Erreichbarkeit ist gewährleistet. Zettelwirtschaft ade!

Da digital gestützte Prozesse i.d.R. schneller und zielgerichteter ablaufen, schaffen Kita-Apps zeitliche Freiräume. Es ist wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge. Und das zahlt auf die Kita-Qualität ein!

Kita-Apps sind unmittelbar wirksame Praxishilfen

Der Effekt des digitalen Helfers tritt quasi unmittelbar ein, da die Kita-App i.d.R. mit verschwindend geringem Schulungsaufwand einsatzbereit ist. Ist den Beteiligten die Nützlichkeit der Kita-App für den Alltag klar, ist auch die Einführung und Anwendung des digitalen Helfers keine Herkulesaufgabe. Nachdem es im Endeffekt um „mehr Zeit am Kind“ geht, kommen das Team und die Eltern i.d.R. schnell mit ins Boot. Eventuelle Befürchtungen zerstreuen sich fast von selbst, sobald die ersten Erfahrungen mit der Kita-App gemacht werden.

Digitalisierung mit Maß und Ziel bietet großartige Potenziale für alle Beteiligten. Ziel kann es sein, stressanfällige Situationen, etwa in der Zusammenarbeit mit Familien und in der Kommunikation innerhalb des Teams, zielgerichteter zu gestalten. Werden digitale Hilfsmittel eingesetzt, erleben die Beteiligten die Zusammenarbeit als „effizienter, flexibler, unmittelbarer, effektiver und bequemer“ (3).

Zahlreiche Kitas, die bereits in der Anwendung einer Kita-App erfahren sind, bestätigen dies. Sie können sich den smarten Helfer heute nicht mehr wegdenken, obwohl sie anfangs z.T. zusätzlichen Aufwand befürchtet hatten, wie im Praxisinterview deutlich wird:

Praxisinterview mit Felix König, Volkssolidarität Gera e.V. (ca. 11 min.)
oder
Praxisinterview mit Sabine Behn, AWO Schwerin (ca. 20 min.)

Mehr Arbeitszufriedenheit durch Kita-Apps

Eine Kita-App ist ein vielseitiger Helfer - und kann sogar dem Burnout von Fachkräften entgegenwirken. Das klingt auf den ersten Blick vielleicht übertrieben oder weit hergeholt. Ist es aber gar nicht: Aufgrund der vielen Aufgaben und gleichzeitigem Personal- und Zeitmangel sind die Fachkräfte im Alltag oft gezwungen, in Mustern zu handeln, die ihren eigenen fachlichen Ansprüchen nicht genügen (z.B. schnelles Wickeln, kurze Sätze, wenig Partizipation) (4). Steigt die Hektik im Alltag, sinkt die pädagogische Beziehungsqualität – und damit die Arbeitszufriedenheit, weil diese wiederum davon abhängt, in welchem Maße die Fachkraft selbst ihre Arbeit als professionell empfindet (4).

Dieser dauerhaft erlebte Spagat zwischen den eigenen Professionalitätsansprüchen und den verfügbaren Ressourcen befeuert eine Abwärtsspirale (4). Die Arbeitswirklichkeit stimmt kaum mit den eigenen Grundhaltungen zu „guter“ Pädagogik überein, sodass die persönliche Integrität der Fachkräfte leidet. Und diesen Zusammenhang zwischen Burnout-Symptomen und mangelnder Arbeitszufriedenheit im Kita-Feld bekräftigt auch eine aktuelle Studie (5).

Was all dem entgegenzusetzen ist? Der respektvolle Umgang im sozialen Miteinander sowie die gelingende Zusammenarbeit im Team und mit den Eltern. Diese Faktoren werden im Rahmen der DKLK-Studie 2022 von den Leitungen als gesundheitsfördernd eingeschätzt (6). Genau darauf zahlt eine Kita-App ein! Und tatsächlich bewerten 67 % der Befragten auch die Digitalisierung als potenziell förderlich für die Gesundheit am Arbeitsplatz. Die Chance liegt im Charakter der digitalen Helfer (s.o.), der eine Fokussierung auf pädagogische Prozesse erlaubt und eine Entlastung in organisatorischen Aufgaben bewirkt.

Zeitgemäße Arbeitsmittel für Fachkräfte

Trotz der positiven Erfahrungen hat es das Digitale in Kitas leider noch immer schwer und wird als widersprüchlich zum Verständnis der Kita als pädagogische Organisation interpretiert (1). Teils ist dieses Paradigma so stabil, dass es nicht nur auf die pädagogische Haltung wirkt - sondern auch den Erzieher:innen abspricht, zeitgemäße Arbeits- und Organisationsmittel zu verwenden.

Dabei ist es längst Zeit, den soziokulturellen Wandel anzuerkennen, der u.a. die Art und Weise, wie wir arbeiten, umfassend verändert (7). Auch in der Kita – und gerade in Zeiten des multifaktoriellen Fachkräftemangels – haben Erwerbstätige Anspruch auf angemessene und befriedigende Arbeitsbedingungen. Sie brauchen ein Tool, das sie tagtäglich bei Routineaufgaben entlastet und dazu beiträgt, ihre Qualifikation in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit zu stellen.

Dass Fachkräfte im Berufsalltag auf smarte Helfer zurückgreifen können, wird spätestens in einigen Jahren (hoffentlich) Standard sein. Schon jetzt kann es für einen Kita-Träger durchaus ein Wettbewerbsvorteil im angespannten Arbeitsmarkt sein, wenn er ein Bild von Innovation und Wertschätzung vermittelt. Allerdings lehrt der Blick auf die aktuelle Technikausstattung in den Kitas auch, dass moderne Managementqualität eng mit Strukturqualität zusammenhängt.

Kita-Apps: Ausstattungs- und Kostenfrage?

Während das Feld seit Jahren auf einen „DigitalPakt Kita“ hofft, hat sich die Pandemie durchaus positiv auf Digitalisierung der Arbeitsbedingungen in Kitas ausgewirkt (8). Dennoch stehen Kitas und Träger heute noch vor der Aufgabe, für stabile Internetverbindung und digitale Endgeräte (wie bspw. Tablets) in jedem Gruppenraum zu sorgen. Wenn die Ressourceneffizienz in der Kita mithilfe digitaler Tools deutlich gesteigert werden kann, ist der finanzielle Aufwand jedoch als verhältnismäßig niedrig einzuordnen.

Leider wird die Tatsache, dass Kita-Apps und andere digitale Produkte nicht kostenfrei zur Verfügung stehen, oft negativ gedeutet. Dabei ist es im Grunde logisch, dass es sich – wie bei den physischen Produkten der Kita-Ausstatter – um ein kommerzielles Angebot handelt. Unternehmen beschäftigen eigens App-Entwickler:innen und weitere Fachleute, um dem Feld ihre Expertise anzubieten.

Insgesamt ist nichts „falsch“ oder gar unlauter daran, wenn IT-Unternehmen DSGVO-konforme Lösungen kostenpflichtig bereitstellen, die in ihren vielseitigen Funktionen speziell auf die Belange von Kitas zugeschnitten sind. Oft ist es für soziale Trägerorganisationen dennoch wichtig, die Einstellung des App-Anbieters und dessen Positionierung zu ergründen – dann findet man Antworten zum „Warum“ meist im formulierten Leitbild des Unternehmens.

Das richtige Tool finden

Professionelle Kita-Apps sind – wie es für moderne Werkzeuge selbstverständlich sein sollte – unkompliziert in der Handhabung und intuitiv in der Anwendung. Dabei hängt es von den Belangen der einzelnen Einrichtung ab, ob ein sog. Komplextool angebracht ist oder individuelle Einzellösungen besser geeignet sind. Häufig ist es sinnvoll, die Kita-App als Ergänzung zur bestehenden Software-Lösung anzuschaffen; dann ist zu beachten, ob entsprechende Schnittstellen bestehen. Die Bereitstellung der Kita-App ist anbieterseitig von heute auf morgen erledigt, die erforderlichen Daten sind i.d.R. schnell hochgeladen.

Auf der Suche nach der geeigneten Kita-App lohnt es sich, die Augen offen zu halten: a) im Internet und b) auf Kongressen, Messen oder Fachtagen präsentieren sich verschiedene Anbieter. Einen ersten Anhaltspunkt zur Marktrecherche kann auch die IFP-Expertise (9) über Kita-Apps für mittelbare pädagogische Aufgaben liefern. Da jede Kita unterschiedliche Bedarfe hat, die einzelnen Apps beständig weiterentwickelt werden und der Markt insgesamt extrem dynamisch ist, sollte man jedoch keinesfalls auf die individuelle Recherchearbeit verzichten.

Wenn Sie mit einem bestimmten Anbieter liebäugeln, lohnt sich ein intensiver Blick auf dessen Homepage – und eine persönliche Kontaktaufnahme. Die i.d.R. kostenlose Testversion kann helfen, die Funktionsweise des Tools kennenzulernen und zu sehen, ob es intuitiv bedienbar und zielgruppengerecht gestaltet ist. Hier gibt es große Unterschiede, vom tabellenartigen bis zum lieblichen Design.

Fazit

Die Digitalisierung kann für Kita-Fachkräfte durchaus als Resilienzfaktor im herausfordernden Kita-Alltag wirken. Personelle und zeitliche Ressourcen sind vonnöten, um qualitätvolle Frühpädagogik umzusetzen. Deshalb kommt es darauf an, die vielfältigen Aufgaben zielgerichtet zu erledigen. Eine Kita-App trägt maßgeblich dazu bei, wesentliche Abläufe zu verbessern und zu erleichtern. Organisatorischen Kleinkram schnell abzuarbeiten heißt, mehr Zeit für persönliche Interaktionen zu haben: mit den Kindern, den Teamkolleg:innen und den Eltern. Tausche zeitraubende Routineaufgaben gegen Sinnhaftigkeit! Genau hier setzt eine Kita-App an.

Tipp

Wissenswertes von der technischen Ausstattung bis hin zur reibungslosen Einführung einer Kita-App finden Sie unter http://handbuch-digitale-kita.de - das kostenfrei zugängliche Handbuch Digitale Kita ist eine Initiative der Carlo & Friends GmbH.


Fußnoten
(1) Nagel-Prinz, M., Paulus, P., Münchow, A. & Gediga, G. (2020). Kontextbedingungen des Leitungshandelns in KiTas. Gegenwärtige und antizipierte Wirklichkeiten. Ergebnisse einer bundesweiten Befragung von KiTa-Leiterinnen und KiTa-Leitern. Gütersloh: Bertelsmann Stiftung
(2) Nieding, I. & Blanc, B. & Goertz, L. (2020). Digitalisierung in der frühen Bildung. Die Perspektive von Kita-Trägern.
(3) Trauernicht, M., Besser, N. & Anders, Y. (2022). Burnout in der Kita und der Zusammenhang zu Aspekten der Arbeitszufriedenheit.
(4) Autorengruppe Bildungsberichterstattung (2020). Bildung in Deutschland 2020. Ein indikatorengestützter Bericht mit einer Analyse zur Bildung in einer digitalisierten Welt.
(5) Der Paritätische Gesamtverband (Hrsg.) (2022). Kita-Bericht 2022.
(6) Fleet Education Events & VBE (2022). DKLK-Studie 2022. Themenschwerpunkt: Gesundheit und Gesundheitsprävention in der Kita. Eine repräsentative, bundesweite Befragung unter Kitaleitungen.
(7) Autorengruppe Bildungsberichterstattung (2020). Bildung in Deutschland 2020. Ein indikatorengestützter Bericht mit einer Analyse zur Bildung in einer digitalisierten Welt.
(8) Der Paritätische Gesamtverband (Hrsg.) (2022). Kita-Bericht 2022.
(9) IFP – Staatsinstitut für Frühpädagogik (Hrsg.) (2021). KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita.


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