Öffentlichkeitsarbeit Schritt für Schritt planen - Anleitung mit Fragebogen und Beispielen

Öffentlichkeitsarbeit von Analyse bis Evaluation

Inhaltsverzeichnis

  1. Analyse
  2. Konkrete Ziele und Strategie
  3. Taktik und Maßnahmenplan
  4. Evaluation

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Taktik und Maßnahmenplanung (zwei Monate)
 

In dieser letzten Stufe bestimmen Sie, welche Kommunikationsinstrumente für welche Dialogpartner, zu welcher Zeit und bei welchen Kosten eingesetzt werden – immer auf Basis der Analyse, des Ziels und der Strategie.
 

Wahrscheinlich stellen Sie sich nun die Frage, wie Sie am besten anfangen bei all den Möglichkeiten. Sollten Sie noch keine professionell gestalteten Informationsmaterialien  oder Kommunikationsstil haben, ergibt sich daraus die erste Umsetzungsschritt:
Als Grundelemente für Ihre Außendarstellung oder zur Kommunikation eines Anlasses sollten Sie verfügen über:

  1. Gestaltungsrichtlinien/Layout (Bilder, Farben, Formen)
  2. Logo
  3. Slogan und Sprachstil
  4. Flyer
  5. Webseite
  6. evtl. Pressemappe
     

1 Gestaltungsrichtlinien/Layout

Nehmen Sie sich Ihre Skizze 1 aus der Analyse zur Hand. Legen Sie zusammen mit einem Grafik-Profi anhand des Profils und der Schlagworte zu Ihrer KiTa passende Farben, Formen und wiederkehrende Elemente (Illustration, Linien, Kreise) fest. Wichtig ist weiterhin eine grundsätzliche Entscheidung zu den so genannten Bildwelten, die für Ihre Einrichtung sprechen sollen. Sollen es KiTa-Kinder im Einzelporträt sein oder lieber Gruppenaufnahmen? Als Hintergrund lieber der KiTa-Garten oder losgelöst von der Umgebung?

Ein Tipp hierzu: Weniger ist mehr. Fotos wirken professioneller und emotionaler, sobald der Hintergrund nicht ablenkt und eher einfarbig bzw. kontrastreich zum Hauptmotiv ist.
Überlegen Sie sich, woher Sie die Fotos bekommen. Sie können einen Fotografen einladen, eigene Fotos nutzen oder professionelle Bilddatenbanken gegen Bezahlung nutzen (pro Foto ab 1 Euro).

Hintergrund.

Fotorechte – Einverständniserklärung der Eltern und Urheberrecht.

Bedenken Sie, die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten KiTa-Kinder zu bewahren. Dafür müssen Sie die Eltern oder Erziehungsberechtigten um Erlaubnis bitten. Als Download finden Sie eine Vorlage, die die Eltern unterschreiben müssen.

Achten Sie bei verwendeten Bildern von Fotografen, aus Fotodatenbanken oder anderen Quellen auf das Urheberrecht. Der jeweilige Fotograf behält immer das Recht an seinem Bild und kann darauf bestehen, dass sein Name veröffentlicht wird. Mit einer (schriftlichen) Nutzungserlaubnis räumt er Ihnen das Recht an der Veröffentlichung seines Bildes ein.

2 Logo

Das Logo ist eine Wort- und/oder Bildmarke Ihrer KiTa. Darin ist das Profil Ihrer KiTa kompakt dargestellt. Die grafischen Gestaltungsrichtlinien spiegeln sich darin wider. Schon die Art der Gestaltung, ob von Hand gemalt, gezeichnet, vom Computer kreiert oder nur als Wort, kann Aufschluss auf die KiTa geben. Auch der geschriebene Zusatz ist unterschiedlich ausgeprägt. Teilweise lässt er das Profil erkennen, die Trägerschaft, den Ort, die Spezialisierung.

Einige Beispiele finden Sie im Dokument im Download.

Beachten Sie auch hier, dass das Logo – wie ein Bild – unter das Urheberrecht fällt. Dazu sollte Ihre Einrichtung sich über die entsprechenden Nutzungsrechte des beim Gestalter informieren.

3 Slogan und Sprachstil

Der Slogan drückt in wenigen, prägnanten Worten das Profil Ihrer KiTa aus. Nicht unbedingt benötigen Sie ihn, aber er erzeugt beim Leser eine schnelle Wiedererkennung und Definition der KiTa. So hat das Publikum die KiTa schnell „vor Augen“. Gern werden dafür Redewendungen oder Reime genutzt, abgewandelt oder in spielerischer Form. Auch Metapher, bildhafte Beschreibungen oder Alliterationen (Worte mit gleichen Anfangsbuchstaben) eignen sich für Slogans.

Ein Tipp: Die Erzählperspektive (als dritter Beobachter oder als „Wir-Erzähler“) ist oft entscheidend für die Gefühle, die die KiTa zu sich selbst hat und die der Leser oft auch so wahrnimmt. Der Sprachstil der KiTa kann z. B. informativ/sachlich, emotional/kontaktfreudig, konservativ/wertorientiert oder begeisternd/erlebnisreich sein. Wie Sie sich entscheiden, Hauptsache kurz und knackig.

Beispiele:

  • Im Dialog mit unseren Kindern.
  • Mach mit – bleib fit!
  • Wir schreiben KLEIN groß.
  • Bildung bewegt.
  • Mit Gott groß werden.
  • Ein Raum für Kinder.
  • Miteinander – füreinander.

Es ist oft schwierig, einen neuen kreativen Slogan zu finden, der nicht schon besteht und einen inhaltlichen Hinweis auf das Besondere der KiTa vermittelt. Sie können dafür die einen Profi-Texter oder den Öffentlichkeitsarbeiter Ihres Trägers um Rat fragen und Ihren Slogan anpassen.

4 Flyer

Erstes und einfachstes Kommunikationsmittel für Ihre Außendarstellung sollte ein Flyer oder Faltblatt sein. Damit sollten Sie ein breites Publikum ansprechen können, sowohl Eltern als auch offizielle Stellen oder Sponsoren. Ein Flyer soll den Leser sowohl informieren als auch emotional binden (Bilder) und neugierig machen. Überlegen Sie sich, wie häufig Sie den Flyer aktualisieren und auflegen wollen, z. B. alle zwei Jahre, zu jedem Jubiläum.
Ob im Format DIN A5 (vier Seiten) oder in DIN-lang (sechs Seiten), der Flyer ist nach den definierten stilistischen Grundelementen gestaltet und zeigt auf den prominentesten Seiten (Vorder- und Rückseite) Ihr Logo, evtl. den Slogan sowie Ihre Anschrift.
Auf den Innenseiten beschreiben Sie kurz im festgelegten Sprachstil Ihr Profil, die pädagogische Orientierung sowie den Träger. Sie können stichpunktartig Auskunft geben über Anzahl der Kinder und der Mitarbeiter, Altersstruktur, Öffnungszeiten, Verpflegung, Kosten und wichtige Termine (Gründung, jährliche Anmeldung, feststehende Feste, Ausflüge).
Um das Faltblatt weniger häufig zu aktualisieren, können Sie Daten, die sich jährlich ändern, wie Fristen für die Ameldung, Jubiläen oder die Namen der Leitung und Erzieherinnen, in einem Beilegblatt hinzufügen. Das kann mit geringen Kosten jährlich neu gedruckt und ausgetauscht werden.

5 Webseite und Online-Newsletter (Neue Medien)

Gegenstück zum Flyer als gedrucktes Kommunikationsmittel ist online die Homepage. In Zusammenarbeit mit Ihrem Träger oder mit einem EDV-Experten können Sie entweder evtl. eine sogenannte Subdomain Ihres Trägers (Unterverzeichnis der Web-Adresse wie www.stadt-xxx.de/kitaxx) nutzen oder ein so genanntes Content- oder Blog-System als Freeware (kostenlos verfügbare Software) mit Ihren Inhalten befüllen.

Haben Sie mit dem EDV-Profi die grundsätzliche Funktionalität des Systems abgestimmt, ist die Struktur und das Layout weitesgehend vorgegeben und leicht zu bedienen: Bilder und Texte stellen Sie in vordefinierte Masken und Rahmen ein.

Langfristig haben Sie damit (außer evtl. der Gebühr für die Registrierung der Domain der Webseite z. B. www.kitaxxx.de) keine Dienstleistungskosten. Für die Pflege der Inhalte sollten Sie eine Person bestimmen, entweder in Ihrem Team oder beim Träger oder einem Elternvertreter. Wichtig ist zu Beginn evtl. ein Ansprechpartner, der den Haftungshinweis zu den Inhalten überprüft.

Es spricht sehr stark für Ihre KiTa, wenn Sie in den neuen Medien, die von jungen Eltern, der Verwaltung und Wirtschaft heute selbstverständlich genutzt werden, präsent sind und darauf aufbauen. Sie können auf Basis Ihrer Webseite oft verschiedene Email-Adressen anlegen (wie als Beispiel Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!), die den jeweiligen verantwortlichen Empfängern automatisch weitergeleitet werden. So zeigen Sie Professionalität und Kontinuität. Bei Personalwechsel müssen die Adressen nicht geändert werden. Zudem können Sie bei allen anfallenden  Kommunikationsaktivitäten mit Partnern (Eltern, Ehemaligen, Trägern, Förderern, benachbarten Einrichtungen) einen Interessenten-Newsletter anbieten und einen Email-Verteiler anlegen. Zu gegebener Zeit zahlt er sich aus: Suchen Sie bspw. Nachfolge-Kinder, möchten Sie zu einer Veranstaltung einladen oder Sponsoren werben, können Sie immer auf den beständigen Verteiler zurückgreifen und möglichst passende Personen ansprechen.

Ein Tipp: Der Newsletter muss leben! Sie sollten genau prüfen, wie oft Sie Neuigkeiten zur KiTa haben und veröffentlichen können. Als Orientierung hilft, wie oft Sie am Schwarzen Brett Aushänge aktualisieren. Weiterhin müssen die Newsletter-Empfänger sich mit ihrer Email-Adressse selbst anmelden oder im rechtlichen Sinne damit einverstanden sein.

6 Pressemappe

Auf institutioneller Ebene (Träger, Presse, Stadt/Gemeinde, Politiker) eignet sich eine Presse- oder Informationsmappe über die KiTa. Hier geht es weniger stark um eine emotionalisierende Darstellung der KiTa, sondern um die professionelle, konzeptionelle Wirkung. Denken Sie daran, dass Einflussnehmer und Multiplikatoren Konzepte und tiefgründige Dokumentationen weitergeben und verbreiten – damit eröffnet sich eine Chance auf sowohl Stabilität und Anerkennung (Finanzen) wie auch auf Nutzung von Ideen aus der KiTa-Arbeit (Kreativität, Neuigkeiten).
Zum Inhalt der Mappe könnten gehören:

  • Info-Blatt zur KiTa (Inhalte wie im Flyer), verantwortliche Erzieher und Eltern mit Angabe zu Berufszugehörigkeit oder Beruf, Mitarbeit in Gremien, gesellschaftliches Engagement
  • Pädagogisches Konzept und Dokumentation
  • Chronik der KiTa
  • Pressemeldungen und Presseberichte
  • Evaluierung der KiTa
  • Geplante Termine und Teilnahme an Gremien, Beiräten, etc.

Stilistisch sollten die Inhalte sachlich formuliert und gestaltet sein. Empfehlenswert sind Papiere mit Logo, Slogan, Adresse und Verantwortlichen im Kopf, die die Gestaltungselemente reduziert wiedererkennen lassen.

Zu verteilen ist die Presse- oder Informationsmappe bei der Gremien- und Lobbyarbeit, im Kontakt mit der Presse, bei Veranstaltungen und anderen institutionellen Gesprächen. Die Inhalte sollten bei weitreichenden Änderungen oder mindestens alle zwei, drei Jahre aktualisiert werden.



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