Öffentlichkeitsarbeit Schritt für Schritt planen - Anleitung mit Fragebogen und Beispielen

Öffentlichkeitsarbeit von Analyse bis Evaluation

Inhaltsverzeichnis

  1. Analyse
  2. Konkrete Ziele und Strategie
  3. Taktik und Maßnahmenplan
  4. Evaluation

Gesamten Beitrag zeigen

Ziel-Konkretisierung und Strategie (Zeit: ein Monat)

Sie haben eine Menge Informationen zum Ist-Stand der Kommunikation gesammelt. Die Skizzen 2 bis 5 legen neben positiven auch die negativen Punkte Ihrer Außendarstellung offen, die Probleme. Evtl. stellen Sie mit den Skizzen fest, dass Sie wenig Aufmerksamkeit oder negative Berichterstattung in der Presse bekommen, dass Sie unter einer wackeligen Finanzierung leiden oder sich die Eltern immer weniger engagieren. Es gilt zu reagieren. In diesem Schritt definieren Sie, welche Ziele Sie mit Öffentlichkeitsarbeit erreichen möchten, welches Problem umkehren.

Konkrete Ziele helfen Ihnen, sich zu fokussieren (bei wenig zeitlichen und personellen Ressourcen) und nach Ende des Projekts den Erfolg zu messen. Die nächsten Fragen beziehen sich auf die Ziele, auf die Zielgruppe/Dialogpartner und auf die zeitliche Einordnung – sie bereiten den Weg zu einem späteren Projekt- und Zeitplan:

a. Was möchten Sie am dringensten verändern/verbessern?

Beispiele sind Bekanntheit, Image, Kontakt zum Träger, Kontakt zur Presse, Finanzsituation, Investition. Selektieren Sie ein Ziel. Sollten Sie mehrer Ziele haben, priorisieren Sie.

(Skizze 6)


b.Welche Gruppe von Dialogpartnern ist die entscheidende? Welche Dialogpartner müssen Sie wann ansprechen?

Überlegen Sie – immer in Bezug auf Ihr oben ausgewähltes Ziel -, welche Personen die Zielerreichung beeinflussen (können) und wie die Entscheidungsprozesse laufen.

Ein Beispiel:

Ihre KiTa ist in der Stadt bekannt, hat allerdings einen eher konservativen Ruf. Sie möchte auf Basis der Analyse-Ergebnisse das Image der KiTa aufbessern und sie z. B. als „biologisch nachhaltige KiTa“ präsentieren. Dazu braucht es die Überzeugung des Teams und der Eltern sowie das ideelle Einverständnis Ihres Trägers. Dieser überprüft, ob diese Positionierung zu seinen Werten passt. Hat die KiTa diese Hürden genommen, benötigt sie mehr Budget für biologische Lebensmittel sowie eine Vollküche. Darüber entscheidet erneut der Träger. Kann er dabei jedoch aufgrund knapper Kassen nicht unterstützen, kann die Kita versuchen, andere Geldgeber oder Entscheider (auf höherer Ebene) um mehr Resourcen zu bitten. Zudem kann sie Einflussnehmer oder Multiplikatoren wie die Presse oder Politiker für ihr Vorhaben gewinnen. Oder sie sucht eine Alternative wie die Grüdung eines Fördervereins. Dafür wiederum benötigt sie ausreichend Gründungsmitglieder (Eltern), Vorstände sowie später Sponsoren.


Anhand des Beispiels hat sich eine Kette von Dialogpartnern ergeben:

Team -> Eltern -> Träger -> Stadt – Presse – Politiker -> Förderverein-Mitglieder und Vorstand (Eltern) -> Sponsoren

Wichtig ist es, alle relevanten Dialogpartner zu erfassen mit Abhängigkeiten, Instanzen und Ebenen/Schritten.

(Skizze 7)

c. Welche konkreten und machbaren Unterziele haben Sie kurz-, mittel- und langfristig?

Bleiben wir bei dem oben genannten Beispiel. Endziel ist die Image-Verbesserung und Einstellungsänderung zur KiTa. Überlegen Sie, wann das Ziel erreicht werden soll und mit welcher Zielgröße die Erreichung gemessen werden kann. Das kann so aussehen:

  • Ziel: In vier Monaten haben wir die Eltern und Mitarbeiter überzeugt, uns neu als „biologisch nachhaltige Kita“ zu präsentieren.
  • Zielgröße: 80% der Eltern bejahen das Vorhaben bei einer Befragung während des Elternabends und bilden ein Projektteam, um Träger und Öffentlichkeit dafür zu gewinnen.

 

  • Ziel: Binnen eines halben Jahres arbeitet das Projektteam ein Konzept und die Kosten für eine „biologisch nachhaltige Kita“ aus und pflegt guten Kontakt zum Träger.
  • Zielgröße: Alle zwei Monate gibt es ein persönliches Gespräch und eventuell Bericht über den Projektstand an den Träger. Es entscheidet sich, ob der Träger die Investitionen finanziert oder ob stattdessen ein Förderverein gegründet wird.

 

  • Ziel: Bei Nicht-Finanzierung: In einem Jahr wird von den Kita-Eltern ein Förderverein gegründet. Sponsoren und Spender werden akquiriert und angeschrieben.  In einem Jahr und fünf Monaten stehen die Sponsoren fest.
  • Zielgröße: Zusagen zur Summe xxx in . Ein Spendenlauf findet eventuell statt, mit Pressearbeit.

 

  • Ziel: In zwei Jahren entsteht eine Vollküche, eventuell mit Einstellung einer Hauswirtschafterin und bereitgestelltem Budget für vollwertige Nahrungsmittel. Zur „Einweihung“ der neuen Küche findet ein Fest statt, zu dem alle Beteiligten und die Presse eingeladen werden.
  • Zielgröße: Fest-Organisation, Zusage von xx Personen und Sponsoren zum Fest

(Skizze 8)




Verwandte Themen und Schlagworte